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Photo of Julie TrenholmArticle vedette
Une solution logicielle
La région utilise la technologie pour gérer
les places dans les hôpitaux et améliorer
le flux des patients
Julie Trenholm aide le personnel hospitalier de la Région à fournir aux patients les soins voulus, à l'endroit voulu et au moment voulu.
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Par Susie Strachan
Janv./Fév. 2019

Tôt le matin, Julie Trenholm s'installe à son ordinateur au bureau de l'Office régional de la santé de Winnipeg du 650 de la rue Main.

D'un clic de souris, elle ouvre un programme qui surveille l'état de toutes les places en soins actifs et en soins subaigus dans la Région.

Comme les radars qui aident les contrôleurs de la circulation aérienne à surveiller les avions de ligne dans le ciel, le programme Oculys permet à Julie Trenholm de faire le suivi des places dans chacun des six hôpitaux de la ville.

« Je peux voir en temps réel ce qui se passe dans tous nos hôpitaux », explique Julie Trenholm en montrant les données à codes de couleurs qui apparaissent à l'écran.

« Je peux voir le genre de places qui sont libres et à quels endroits elles se trouvent, dit-elle. Je peux aussi voir à quels endroits se situent les demandes d'admission et quel genre de places sont nécessaires pour répondre à la demande. »

Cette information est extrêmement importante pour Julie Trenholm. En tant que membre de l'équipe PATS (accès des patients et soutien de la transition), elle doit aider le personnel hospitalier de la Région à s'assurer que les patients obtiennent une place dans un hôpital qui répondra le mieux à leurs besoins (pour des soins actifs ou subaigus). Ce matin, il est évident qu'elle aura beaucoup à faire.

Les premiers signes montrent que plusieurs patients du service d'urgence de l'Hôpital Grace doivent être admis à l'hôpital. En consultant l'écran de son ordinateur, Julie Trenholm peut voir que des patients obtiennent leur congé à l'hôpital Victoria, ce qui veut dire que des places en soins subaigus seront bientôt libres. (Les places en soins subaigus sont destinées aux patients qui doivent être hospitalisés, mais qui n'ont pas besoin de soins actifs ni de soins d'urgence.)

Oculys screenshot
Le système Oculys fournit aux usagers un portrait des places occupées et disponibles dans un hôpital en particulier et dans tous les hôpitaux de la ville.

Julie Trenholm passe à l'action. En collaboration avec le personnel des hôpitaux Grace et Victoria, elle prépare un plan pour faciliter le transfert de patients de l'Hôpital Grace vers l'Hôpital Victoria. Par ce travail, Julie Trenholm et ses collègues des hôpitaux s'assurent que les patients concernés reçoivent les soins qui correspondent à leurs besoins.

Julie Trenholm explique qu'elle trouve très satisfaisant de pouvoir contribuer à rendre le système de soins de santé plus efficace pour les patients. Elle ajoute que le système Oculys aide aussi à améliorer le processus de transfert des patients.

Le programme a fait son entrée à l'Hôpital Grace en 2016. Il a été par la suite installé dans tous les hôpitaux de la Région, la même année. Le programme recueille de l'information à partir de trois principales bases de données en place dans la région : Medworxx, le système d'information des services d'urgence et le système d'admission, de sortie et de transfert de chaque hôpital.

Les données sont transmises à Oculys et peuvent être consultées dans un système centralisé. Les membres de l'équipe PATS et les équipes des hôpitaux peuvent ainsi accéder en temps réel aux principales données, y compris les admissions, les sorties et les places disponibles.

Selon Kellie O'Rourke, directrice de l'exploitation à l'Hôpital Grace, l'arrivée du système Oculys a changé la donne.

« Avant Oculys, on passait beaucoup de temps à réunir dans une même pièce des gens très occupés pour partager de l'information sur la situation dans les services. Maintenant, grâce à Oculys, cette information est facilement accessible à tous et peut être consultée dans tous les hôpitaux. L'Hôpital Grace compte 286 places. Ce nombre augmentera légèrement avec les plans de consolidation clinique. Tous les membres de notre personnel dépendent d'Oculys pour que le système de soins roule bien, des gestionnaires de services, au personnel de l'entretien, en passant par le personnel de l'inscription des patients. »

Sarah Jagessar est responsable de l'occupation des places à l'Hôpital Victoria. Elle utilise Oculys pour faire le suivi des quelque 200 places de l'Hôpital, y compris pour les soins subaigus, la réadaptation, les chirurgies ambulatoires, les soins en santé mentale et les séjours de nuit des patients pour des soins d'urgence mineure.

Photo of Sarah Jagessar

« Tous les matins, je communique avec l'équipe PATS. Il y a beaucoup plus de collaboration entre tous les établissements depuis l'arrivée de ce programme. »

Sarah Jagessar

Avec son collègue, Kurt Pay, gestionnaire en santé mentale gériatrique, ils surveillent de près ce qui se passe à l'Hôpital Victoria.

« Tous les matins, je communique avec l'équipe PATS, dit Sarah Jagessar. Il y a beaucoup plus de collaboration entre tous les établissements depuis l'arrivée de ce programme. Nous déplaçons non seulement des patients à l'intérieur de notre établissement, comme pour des patients des soins d'urgence mineure qui peuvent avoir besoin de l'une de nos 10 places pour des séjours de courte durée, nous nous efforçons aussi d'alléger la pression sur les établissements de soins actifs en prenant des patients qui ont besoin de soins subaigus. »

Selon Kurt Pay, le système Oculys aide à trouver des places beaucoup plus rapidement pour les patients.

« Avant Oculys, nous devions demander au personnel des services quelle était leur situation et s'il y avait des patients qui allaient bientôt quitter l'hôpital. Aujourd'hui, le système centralisé permet à tous les membres du personnel de mettre à jour ces renseignements. Il faut encore faire un suivi, mais ça demande beaucoup moins de temps. »

Le déplacement des patients d'un établissement à un autre n'est pas aussi simple qu'un coup aux échecs. Comme dans le cas des avions qui arrivent en même temps au-dessus d'un aéroport, la sécurité est prioritaire.

« La sécurité de chaque patient est toujours une priorité,» dit Julie Trenholm. « Nous travaillons avec les fournisseurs de soins de chaque établissement pour nous assurer de répondre du mieux possible aux besoins des patients avant de procéder aux transferts. Nous nous assurons aussi que le personnel informe les patients et les familles pour qu'ils sachent qu'il y aura un transfert vers un autre hôpital. »

Susie Strachan est spécialiste des communications à l'Office régional de la santé de Winnipeg.